Как всё успевать и перестать откладывать
Лайфхак от президента США
У всех бывают в жизни периоды, когда сначала все дела откладываются на потом, а в конце концов начинается состояние вечного аврала. Да что скрывать, многие из нас не выходят из этого состояния месяцами. Как говорится, не откладывай на завтра то, что можно отложить на послезавтра. Почему нам так трудно даётся планирование дел? Откуда у нас эта привычка двигать сроки до тех пор, пока они двигаются? И, главное, как выбраться из-под вороха срочной работы? Попробуйте лайфхак от президента!
Что такое матрица Эйзенхауэра? Если у простых офисных работников накапливается гора невыполненных задач, то что говорить о президентах. 34-й по счёту глава США, Дуайт Эйзенхауэр, занимавший высокий пост с 1953 по 1961 годы, вряд ли мог пожаловаться на скуку. Управлять страной и держать в голове огромный объём информации – дело не из простых. Вскоре Эйзенхауэр пришёл к пониманию, что всю повестку дня нужно распределять по важности и срочности – именно по этим двум критериям. Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные, – произнёс однажды президент. Именно эта фраза и легла в основу знаменитой матрицы Эйзенхауэра – простой и действительно работающей системы планирования рабочего времени. Мы не знаем, сам ли 34-й президент соединённых Штатов изобрёл эту таблицу или нет. Скорее всего, личного участия он не принимал, однако его цитата и подход к работе стали идейным наполнением новой методики тайм-менеджмента.
Итак, чтобы понять, возьмите бумагу с ручкой и разделите листок на четыре квадрата. По ним-то мы и будем распределять текущие задачи. Они бывают: срочные и важные. Не срочные, но важные. Срочные, но не важные. Не срочные и не важные.
Прежде чем мы распределим дела по квадратам, нужно выяснить, какие задачи мы будем относить к важным.
Важное дело – это дело, которое приближает вас к достижению цели.
Получается, что первый шаг к планированию дел – постановка целей. Не жалейте времени на этот этап, потому что от него зависит успех всей методики. Итак, каких целей вы хотите достичь в долгосрочной перспективе? Каким вы хотите видеть себя в будущем? Для удобства цели можно разделить по категориям:
– Семья и близкие люди – укрепить отношения с супругом и детьми, родить ещё одного ребёнка, проводить больше времени с родными.
– Здоровье и самочувствие – перейти на здоровое питание, улучшить физическую форму, наладить сон, бросить вредную привычку.
– Самосовершенствование – повысить осознанность в повседневной жизни, воспитать в себе определённые черты характера, освоить новый навык, прочитать важные книги.
– Работа и карьера – повысить квалификацию, стать начальником отдела, сменить профессию и добиться успеха на новом попроще, начать своё дело.
– Отдых – съездить в путешествие, уделять больше времени своему хобби, перестать работать в выходные.
Вот лишь некоторые примеры долгосрочных целей. Вам нужно будет сформулировать свои. И не забудьте расставить их по приоритетности, чтобы в ситуациях, когда нужно делать выбор в пользу той или иной задачи, вы знали, какая из них для вас важнее.
Цели поставлены? Теперь вы сможете поместить любое дело в нужный квадрат матрицы Эйзенхауэра. Это проще, чем кажется. Сначала вам будет удобнее рисовать матрицу на бумаге, а потом она будет просто возникать у вас в мыслях.
Каждую задачу можно отнести к одному из четырёх квадратов. Вот несколько примеров:
– Срочно и важно: вода переливается через край ванны, из-за ошибки в коде лежит интернет-сайт, сильно заболел зуб, плачет ребёнок.
– Не срочно, но важно: проверить здоровье, провести выходные с семьёй, разработать и предложить начальству план улучшений на производстве, прочитать хорошую книгу.
– Срочно, но не важно: отключили интернет, звонит старый знакомый, нужно принять участие в опросе, оплатить счёт.
– Не срочно и не важно: посмотреть телевизор, полистать ленту новостей в соцсетях, сыграть в компьютерную игру, попить чай с коллегами.
Почему мы всё время заняты, но ничего не успеваем
Отчего у нас возникают авралы и срываются дедлайны? Куда уходит драгоценное время? Казалось бы, мы постоянно чем-то заняты, но проходит рабочий день, и к вечеру мы понимаем, что сделали едва ли половину от сегодняшнего объёма работы. Мы или заберём оставшиеся дела домой (и не оставим себе времени на отдых и общение с семьёй), или отложим несделанное на завтра, а потом – на послезавтра, и так далее.
Проблема в том, что мы слишком много времени уделяем не тем квадратам. Как вы думаете, какие дела важнее всего? Правильный ответ – важные, но не срочные. Именно они приближают нас к достижению целей. Однако, так как они не срочные, мы имеем привычку переносить их на выходные, на отпуск, и так далее, до лучших времён, которые никак не наступят.
Чем же мы заняты в остальное время? Как правило, делами из квадрата срочное и важное. И, казалось бы, это правильно – если задача действительно значимая и не терпит отлагательств, то почему бы не заняться ей? Верно, но стоит осознать, откуда берутся эти срочные и важные дела. Как правило, это задачи из квадрата важное, но не срочное, которые вы откладывали долгое время, или последствия проблем из того же квадрата.
Например, у вас была задача сходить к стоматологу и подлечить небольшой кариес. Однако зуб не болел, поэтому это было не срочно. Вы переносили визит снова и снова, пока зуб не разболелся. Теперь это срочный и важный вопрос, и его решение отнимет у вас больше времени и денег, чем если бы вы решили его месяцем раньше. Пока зуб не болит, поход к врачу можно назначить на любое удобное время. А вот невыносимая боль заставит вас отложить все дела и бежать к стоматологу среди рабочего дня. В итоге у вас образуется объём не сделанной вовремя работы. Как видите, получается снежный ком: сначала вы откладываете значимую задачу, а потом решаете её в авральном режиме, занимая время у другой работы, которую потом тоже придётся выполнять в спешке и зачастую спустя рукава.
Выходит, что мы постоянно тушим пожары, хотя намного эффективнее было бы разбираться с их причинами. Вместо того, чтобы уделить время делам из квадрата важно, но не срочно, мы тратим время на важное и срочное. Ситуацию усугубляет также то, что приходится решать проблемы из квадрата срочное, но не важное. Эти дела – письма, счета, визиты, бумажная работа – не приближают нас к достижению целей, но отказаться от них нельзя. Наконец, последние ресурсы времени и сил у нас уходят на занятия не срочные и не важные – проще говоря, на прокрастинацию. А как иначе назвать дела, которые не приближают нас к цели и которые никто от нас не требует делать, но мы почему-то тратим на них своё время?
Есть мнение, что прокрастинация – это страх перед выполнением действительно значимых заданий. Мы знаем, что приближается дедлайн по проекту, но мы так долго откладывали начало работы над ним, что теперь нас пугает необходимость сделать такой объём дел в короткие сроки. Поэтому мы находим для себя псевдодела – почитать новости, поболтать с коллегами, посидеть в интернете, лишь бы не думать о растущей горе срочной работы. Как выбраться из этого круговорота? Попробуйте правило четырёх D.
Правило четырёх D
Для каждого квадрата матрицы есть решение, которое на английском языке начинается на букву D (если одно из ваших важных, но не срочных дел – это пополнение словаря английских слов, то вот шанс выучить или напомнить себе сразу четыре): Важные и срочные дела – делайте (Do). Важные, но не срочные дела – решайте, когда сделать (Decide). Не важные, но срочные дела – поручите другому (Delegate). Не важные и не срочные дела – уберите из списка (Delete).
Итак, то, что немедленно требует вашего внимания и имеет значение для достижения цели, делайте без отлагательств. Другие важные дела, которые есть соблазн отложить на неопределённый срок, внесите в своё рабочее расписание на ближайшую неделю и обязательно сделайте их – именно тогда, когда запланировали.
Отнимающие время мелкие дела – поручите кому-то другому. Возможно, один из ваших подчинённых справится с частью вашей рутинной работы, и для него это будет дело из квадрата важно, но не срочно, потому что поможет ему потренировать новые навыки. Что касается оплаты налогов и счетов, получения справок, записи к врачу, то для этого сейчас существует множество удобных онлайн-сервисов. Уделите несколько минут, чтобы зарегистрироваться на них, освойте функционал и делайте все мелкие дела в свободную минуту прямо со своего смартфона.
Что касается дел, которые не назовёшь ни важными, ни срочными, – соберите волю в кулак и откажитесь от них. Бесцельное прокручивание ленты соцсетей, смешные видео и забавные картинки из интернета, онлайн-игры, телепередачи – все эти пожиратели времени мешают вам продвинуться к своим целям. Устраните их, и вы заметите, что начинаете возвращать себе контроль за своей жизнью. Как только вы перестанете прокрастинировать, у вас появится время, чтобы делать дела из трёх других квадратов. Другого пути нет: к сожалению, учёные ещё не освоили технологию производства дополнительного времени, 25-го часа в сутках. Да он и не нужен – просто решите, от чего вы сможете отказаться без вреда для себя и для окружающих, и у вас сразу появится время на действительно полезные занятия.
Матрицу Эйзенхауэра давно взяли на вооружение отдельные люди и целые компании. Эта простая и при этом работающая методика пригодится и школьнику, и студенту, и офисному работнику, и домохозяйке. Работа по дому, домашние задания, дела по управлению бизнесом, задачи по проекту – всё это можно распределить по матрице и понять, что из этого вы можете делегировать, чем нужно заняться как можно скорее, а что только отнимает у вас драгоценные минуты. Время – это самое ценное, что у нас есть. Тратьте его оптимально и двигайтесь к достижению ваших целей!